Los documentos child una parte vital de cualquier proceso de negocio y juegan un papel central en el funcionamiento de cualquier organización. Child un medio essential de comunicación organizacional, un componente importante de la memoria organizacional y desempeñan un papel importante en la mejora de los procesos de negocio.
Corporaciones empresariales y otras organizaciones generan miles de millones de páginas de documentos de papel cada año. Por esta razón, necesitan un sistema de gestión de documentos eficiente que puede facilitar la presentación sistemática, almacenar, asegurar y recuperación de la información. Para algunas organizaciones, como compañías de seguros, abogados y consultores, un sistema de gestión documental eficiente significa un mejor servicio y mayores perspectivas de negocio.
Un sistema de gestión de documentos puede gestionar documentos utilizando programas informáticos. También incluye la gestión de los archivos de sound y vídeo, gráficos, fotografías, faxes y correos electrónicos. Es el proceso de organización, almacenamiento, obtención, clasificación y recuperación de información basada en documentos y archivos mixed media. Dado que el perfect de un entorno de oficina sin papeles no se puede lograr, sistemas de gestión de documentos también tienen que adaptarse n cumplir con eficacia las demandas de los diversos sectores en almacenar, recuperar y compartir información con papel, así como los documentos electrónicos.
Sistemas de gestión de documentos implican, documento de captura utilizando escáneres y reconocimiento óptico de caracteres para convertir documentos en papel en datos digitales, la instalación de programming de gestión documental para la creación y organización de documentos y para la gestión de bases de datos y gestión de flujo de trabajo para la transmisión sistemática de información.
Sistemas de gestión de documentos facilitan el almacenamiento a largo plazo de los documentos. Permiten archivo computerized; es decir, clasificar y almacenar documentos, que actualmente child necesarios, y los que se han convertido en obsoleta. El intercambio de información en forma de texto, gráficos y mixed media se hace conveniente por el fácil acceso a través de Internet oa través de la intranet de la empresa, de acuerdo con la necesidad y la prioridad de un individuo. Un sistema de gestión documental permite la indización sistemática de documentos, por lo que es más fácil para el usuario para identificar y localizar el documento requerido por encargo. También diminish el número de horas-hombre necesarias para gestionar los documentos.
Un buen sistema de gestión de documentos es essential para el manejo eficiente de los documentos, así como en la mejora de la comunicació
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